Como planejar e organizar uma mudança de escritório

Como planejar e organizar uma mudança de escritório

Mudar para um novo escritório a sua empresa é um processo de várias etapas que requer um planejamento cuidadoso e também muito preparo. Como se trata de um projeto grande, a melhor opção é dividir a carga de trabalho e atribuir tarefas específicas a diferentes funcionários. Dessa forma, te livrando do estresse que, normalmente, vem acompanhado da mudança comercial. Além disso, iniciar o processo cedo e manter uma comunicação aberta e frequente com todos os envolvidos são fundamentais atos para que a mudança seja bem-sucedida e cause menos dores de cabeça.

Mudança comercial: como se planejar para mudar para um novo escritório

Para muitos empresários a simples ideia de mudar para um novo escritório já causa tensão, dúvidas e, é claro, estresse. Afinal, são muitas as etapas envolvidas no planejamento da mudança. Então, por onde começar? Aqui estão algumas dicas:

Faça um cronograma

Faça um cronograma que inclua todas as etapas essenciais da sua mudança comercial. Isso será extremamente importante para te nortear, sobretudo para que você consiga ter uma noção maior do tempo que tem, se algo está atrasado durante o processo e etc. Para garantir que o cronograma seja viável e você consiga mudar para um novo escritório com maior tranquilidade, discuta o plano com todos os membros da equipe que serão envolvidos nesse processo.

Lembre-se de ser realista em relação aos prazos e sobre quanto tempo você realmente irá precisar. Aqui não existe uma regra exata, pois esse tempo varia muito de acordo com cada caso, especialmente porque depende do tamanho da sua empresa e do escritório, assim como a quantidade de pertences que existem. Mas, de qualquer forma, o ideal é definir um cronograma que permite começar o mais cedo possível.

Projete o novo espaço

Outra dica bastante importante para as empresas que vão se mudar para um novo escritório é justamente coletar todas as informações disponíveis sobre o novo espaço. Tente obter plantas do local, para que você possa identificar os principais componentes, tais como as tomadas elétricas e o espaço de armazenamento. E, a partir disso, você já consegue começar a projetar o novo layout do escritório.

Também é uma boa ideia comparar esse layout com o do seu espaço atual, para poder identificar, por exemplo, setores que devem ficar próximos. Além disso, se houver áreas no escritório atual que não estão funcionando, identifique-as agora para que os mesmos problemas possam ser evitados no novo local.

Aproveite ainda para fazer uma lista de problemas potenciais com o novo espaço, como uma área de recepção menor ou menos capacidade de armazenamento, ou talvez um espaço aberto maior que requer mais cubículos ou paredes temporárias. Pode ser necessário contratar carpinteiros, pintores, eletricistas ou outros profissionais para construir paredes, adicionar fiação ou fazer outras alterações antes da mudança comercial.

Construa sua equipe de mudanças

Essa dica é muito importante para que você não fique sobrecarregado e possa ter ajuda neste processo de mudar para um novo escritório. Portanto, identifique algumas pessoas-chave que podem ajudar na coordenação da mudança comercial. Para isso, nomeie alguém ou peça voluntários de cada departamento para coordenar a sua área específica. Essa pessoa pode ser responsável por garantir, por exemplo, que cada funcionário assuma a responsabilidade de empacotar sua mesa, arquivos e itens pessoais.

Sua equipe também pode ajudar a identificar problemas atuais com o antigo espaço e encontrar possíveis soluções para o novo escritório. Essa é uma ótima maneira de incorporar outros pontos de vista e levar em consideração a opinião das pessoas que, no dia a dia, serão as mais impactadas pela mudança comercial.

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A Mucuripe é especializada em mudanças comerciais , residenciais e locais. Está há 35 anos se tornando uma referência em seu segmento. Isso porque somos uma empresa completa, que oferece o melhor suporte técnico e operacional para o seu negócio. Dessa forma, te ajudando a tornar menos estressante o processo de se mudar para um novo escritório. Contamos com profissionais preparados para lidar com os mais diversos equipamentos e máquinas e realizar a desmontagem, embalagem e montagem dos móveis no novo local.

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